Kalkulation
Was kostet eine abrechenbare Stunde wirklich?
Ein Stundensatz entsteht nicht allein aus Gehalt, Gemeinkosten und einem Aufschlag. Entscheidend ist auch, wie viele bezahlte Arbeitsstunden tatsächlich für Kundenleistungen eingesetzt und abgerechnet werden können.
Eine Stunde ist nicht gleich eine abrechenbare Stunde
Auf den ersten Blick scheint die Rechnung einfach: Jahreskosten geteilt durch jährliche Arbeitsstunden ergeben einen Stundenwert. In der Praxis greift das zu kurz. Urlaub, Feiertage, Krankheit, Fortbildung, interne Besprechungen, Verwaltung, Akquise oder Zeiten ohne konkreten Auftrag gehören ebenfalls zum Arbeitsalltag.
Nicht die bezahlten Stunden bestimmen den wirtschaftlich notwendigen Stundensatz, sondern die tatsächlich abrechenbaren Stunden.
Bezahlte, produktive und abrechenbare Zeit
Für eine sinnvolle Betrachtung lohnt es sich, drei Größen voneinander zu trennen. Die Grafik zeigt das Prinzip, nicht die Verhältnisse eines konkreten Unternehmens.
Erst der verbleibende Teil ist tatsächlich für Kunden abrechenbar. Diese Unterscheidung wirkt sich erheblich auf den notwendigen Verkaufspreis aus.
Ein vereinfachtes Beispiel
Nehmen wir bewusst vereinfachte Jahreskosten von 90.000 Euro an. Darin enthalten sind etwa Gehalt, Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Software, Verwaltung und weitere Gemeinkosten. Bei 1.200 abrechenbaren Stunden entstehen allein zur Kostendeckung rechnerisch 75 Euro pro Stunde.
90.000 Euro ÷ 1.200 Stunden = 75 Euro pro Stunde
Das ist noch kein fertiger Verkaufspreis. Gewinn, Risiko, Rücklagen, Investitionen und schwankende Auslastung sind darin nicht enthalten. Die Rechnung macht jedoch sichtbar, was eine abrechenbare Stunde unter diesen Annahmen kostet.
Warum Auslastung so viel verändert
Bleiben die jährlichen Gesamtkosten gleich, verändert eine andere Zahl abrechenbarer Stunden die Kostenbasis deutlich:
Schon einige hundert Stunden Unterschied verändern die Kosten pro Stunde erheblich. Deshalb können Unternehmen mit ähnlichen Kostenstrukturen unterschiedliche wirtschaftlich notwendige Stundensätze haben.
Der Verkaufspreis muss mehr abdecken
Ein Satz, der nur die rechnerischen Kosten deckt, lässt keinen Spielraum für unerwartete Mehrkosten, Investitionen, Rücklagen oder unternehmerisches Risiko. Auch bei Solo-Selbstständigen gilt das gleiche Prinzip: Buchhaltung, Angebote, Kommunikation und Weiterbildung sind Arbeitszeit, aber nicht automatisch verkaufbar.
Stundensatz und Projektkalkulation
Ein intern kalkulierter Satz ist nicht zwingend der Preis jedes Auftrags. Je nach Kunde, Projekt, Tätigkeit oder Vertragsmodell können andere Preise sinnvoll oder vereinbart sein. Eine belastbare Kalkulation hilft jedoch zu beurteilen, ob ein Preis wirtschaftlich tragfähig ist – auch bei Festpreisprojekten.
Zeiterfassung, Projektbetrachtung und Abrechnung gehören deshalb fachlich zusammen. Die tatsächlichen Projektdaten zeigen, ob Annahmen zu Aufwand, Auslastung und Preis in der Praxis funktionieren.
Der praktische Grundsatz
Nicht mit theoretisch verfügbaren Stunden rechnen, sondern mit realistisch abrechenbaren Stunden. Es braucht dafür keine übermäßig komplizierte Kostenrechnung. Schon die grobe Trennung von bezahlter, produktiver und abrechenbarer Zeit verhindert einen häufigen Denkfehler bei der Preisfindung.