Projektprozess
Von der Projektzeit zur Rechnung – warum ein durchgängiger Prozess wichtig ist
Projektzeiten sind mehr als ein Tätigkeitsnachweis. Sie bilden die Grundlage für Auswertungen, Projektsteuerung und – sofern Leistungen abrechenbar sind – für die spätere Rechnung.
Zeiterfassung ist kein isolierter Vorgang
Bei der Leistungserfassung beginnt vieles mit einer einfachen Frage: Wer hat wann wie lange an welchem Projekt gearbeitet? Für projektorientierte Dienstleister entsteht der Nutzen aber erst, wenn diese Zeit in einen größeren Zusammenhang eingeordnet werden kann.
Zu einer Projektzeit gehören deshalb mehr Informationen als Datum und Dauer: Kunde, Projekt, Aufgabe, Abrechenbarkeit und Preisvereinbarung. Je früher diese Zusammenhänge sauber abgebildet werden, desto weniger muss später recherchiert, ergänzt oder übertragen werden.
Vom Kunden bis zur Rechnung
Jeder Schritt baut auf Informationen auf, die zuvor entstanden sind. Ziel eines durchgängigen Systems ist nicht, möglichst viele unabhängige Funktionen anzubieten. Informationen sollen dort erfasst werden, wo sie entstehen, und anschließend weiterverwendet werden können.
Was getrennte Systeme aufwendig macht
Wenn Projektverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung vollständig getrennt sind, entstehen zusätzliche Arbeitsschritte. Für eine Rechnung muss dann erneut ermittelt werden, welchem Kunden das Projekt zugeordnet ist, welcher Preis gilt, ob Leistungen abrechenbar sind und ob sie bereits berechnet wurden.
Bei vielen Projekten, unterschiedlichen Preisvereinbarungen oder mehreren Mitarbeitenden summiert sich das. Jede manuelle Übertragung eröffnet außerdem die Möglichkeit für Abweichungen.
Preis und Leistung gehören fachlich zusammen
Bei Dienstleistungen ist der Verkaufspreis nicht zwangsläufig für jeden Kunden, jedes Projekt und jede Tätigkeit identisch. Es reicht daher nicht immer, sämtliche Stunden am Ende eines Zeitraums mit einem einheitlichen Satz zu multiplizieren.
Camavio kann Preisvorgaben nach Kunde, Projekt, Mitarbeitenden und Aktivitäten berücksichtigen. Der für eine Leistung verwendete Wert bleibt dabei nachvollziehbar, auch wenn sich Preisvereinbarungen später ändern.
Erfasst ist nicht immer abrechenbar
Ein Mitarbeiter kann acht Stunden an einem Projekt gearbeitet haben, von denen gegenüber dem Kunden nur sieben Stunden berechnet werden können. Für die interne Projektbetrachtung sind trotzdem alle acht Stunden relevant. Für die Rechnung dagegen nur die tatsächlich abrechenbaren Leistungen.
Wie viele Stunden wurden gearbeitet – und welche dieser Leistungen sind abrechenbar?
Diese Unterscheidung ist für Projektsteuerung und nachvollziehbare Abrechnung gleichermaßen wichtig.
Von der Leistung zur Rechnung
Wenn Projekt-, Zeit- und Abrechnungsdaten verbunden sind, lassen sich Aufwand, abrechenbare Leistungen und die Entwicklung von Aufwand und Erlös besser einordnen. Am Ende muss nicht alles erneut rekonstruiert werden: Die wesentlichen Informationen liegen bereits strukturiert vor.
Der Grundgedanke ist einfach: Eine Information sollte möglichst nur einmal erfasst werden. Kunde, Projekt, Aufgabe, Zeit und Preis gehören fachlich zusammen. Camavio ist darauf ausgelegt, diese Zusammenhänge nutzbar zu machen.